Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł CRM

Moduł CRM (ang. Customer Relationship Management) czyli Zarządzanie relacjami z klientami. W aktualnej wersji systemu TRistan jest to moduł o uproszczonej budowie w porównaniu do dużych systemów CRM. Moduł ten służy głównie do zarządzania kontaktami z wybranym kontrahentem. Kontakty z klientem można bardzo dokładnie opisać, ustawić wszelkiego rodzaju przypomnienia czy też powiadomienia łącznie z ich powtarzaniem oraz dołączać zewnętrzne pliki graficzne czy w formacie .pdf jako załączniki do wybranego kontaktu.

Okno modułu CRM jest podzielone na trzy podstawowe części:

1. Sekcja Kontrahenta służąca do wyszukiwania danego kontrahenta, która składa się z czterech podstawowych części:
- filtra wyszukującego kontrahenta w bazie danych po nazwie, możemy wyszukiwać zarówno po wszystkich kontrahentach jak również wyszukiwać tylko w kontrahentach mających przypisane już jakieś kontakty;
- listy aktualnie "wysortowanych" kontrahentów, w widoku domyślnym wyświetlają się wszyscy aktualnie zapisani kontrahenci w bazie danych;
- szczegółowych danych teleadresowych wybranego kontrahenta.
- przycisku Dodaj kontrahenta za pomocą którego możemy bezspośrednio w module kontrahent wprowadzić nowego kontrahenta do bazy danych systemu TRistan.

2. Zakładka historia kontaktów z danym kontrahentem;
W tym oknie mamy chronologicznie przedstawioną historię kontaktów z danym kontrahentem.

3. Szczegółów dotyczących danego kontaktu.
W tej sekcji mamy dostęp do czterech funkcji składowych kontaktu a mianowicie do:
- opisu Kontaktu w którym możemy dokładnie sprecyzować czego dotyczył i jak przebiegał kontakt z danym kontrahentem;
- pola uwagi - w którym mozna dopisać wszelkiego rodzaju dodatkowe uwagi tyczące się odbytego lub zaplanowanego kontaktu,
- okna powiadomień - w którym możemy przeglądnąć powiadomienia ustwione dla danego kontaktu.
- panelu przycisków edycyjnych dotyczących kontaktu z kontrahentem.

Panel przycisków składa się z trzech podstawowych funkcji:
- przycisk Dodaj kontakt, dzięki któremu wprowadzamy do systemu pełny zapis dotyczący nowego kontaktu oraz definiujemy powiadomienia dla użytkowników systemu;
- przycisk Edytuj, pozwalający na edycję aktualnego kontaktu, łącznie z edycją i dodaniem nowych powiadomień;
- przycisk Usuń pozwalający na usunięcie zaznaczonego kontaktu, oczywiście usunięcie odbywa się po potwierdzeniu monitu czy na pewno usunąć dany kontakt.

Po przyciśnięciu przycisku Dodaj kontakt okno modułu CRM przechodzi w tryb edycyjny. Sekcja Kontrahenta i Historii kontaktów staje się nieaktywna i pojawia się niebieski napis koło Historii kontaktów - Tryb "Nowy" świadczący o definiowaniu nowego kontaktu. Poniżej mamy aktywne pola słownikowe gdzie możemy kolejno wprowadzić : Typ kontaktu, Kategorię kontaktu, Projekt - czyli czego dokładnie dotyczy kontakt, następnie ustawiamy dokładnie daty "od do" kontaktu oraz definiujemy status. Na tym etapie szalenie ważną dodatkową funkcjonalnością jest możliwość dodawania nowych wpisów do pól słownikowych. Wpisując nową wartość np. w polu "Typ" system zapyta się czy dopisać tą wartość do słownika.

W polach "Opis" i "Uwagi" możemy wprowadzić aktualne informacje dotyczące szczegółów kontaktu, poniżej przykład:

Kolejna bardzo ważna funkcja w trakcie wprowadzania nowego kontaktu (czy też edycji aktualnego) to ustawianie powiadomień. Na przedstawionym poniżej obrazie zaznaczono przycisk odpowiedzialny za ustawianie powiadomień:

Po uruchomieniu powiadomień pojawia się okienko w którym dokładnie specyfikujemy szczegóły powiadomienia:

Najpierw definiujemy datę powiadomienia w wyświetlanym kalendarzu, następnie zaznaczamy "x" osoby (uzytkowników systemu) którzy mają zostać powiadomieni, następnie możemy zdefiniować ilość powtórzeń powiadomienia (interwał jest ustawiony na jeden dzień). Gdy już mamy wszystkie niezbędne pola zaznaczone klikamy przycisk Dodaj powiadomienie wynikiem którego będzie wyświetlenie na ponizszej liscie zdefiniowanych powiadomień. Na koniec klikamy przycisk Zatwierdź i wprowadzamy powiadomienia do systemu.

Ostatnią ważną funkcją w trakcie wprowadzania nowego kontaktu (czy też edycji aktualnego) jest załączanie dokumentów do definiowanego kontaktu. Za pomocą zakładki DOKUMENTY w górnej sekcji Historii kontaktów. Ważne na tym etapie jest to iż załączenie dokumentu do kontaktu może się odbywać tylko i wyłącznie w trakcie edycji kontaktu (czyli w trakcie tworzenia nowego kontaktu lub podczas edycji aktualnego). W innych przypadkach zakładka DOKUMENTY tylko i wyłącznie wyświetla wcześniej załączone dokumenty.

Aby dodać nowy dokument należy "kliknąć" w sekcji zestawy przycisk DODAJ za pomocą którego definiujemy nazwę zestawu dokumentu, po zatwierdzeniu pojawi się okienko w którym wybieramy rodzaj dokumentu który ma być załączony:
- dokument (obraz czarno-biały) - możemy załączyć wszelkiego rodzaju pliki graficzne (zdjęcia, plany, obrazy zeskanowane) : .bmp, .png, .jpg czy .tif które automatycznie przez system zostaną skonwertowane do ilustracji czarno-białej;
- zdjęcie (obraz kolorowy) - możemy załączyć wszelkiego rodzaju pliki graficzne kolorowe (zdjęcia, plany, obrazy zeskanowane) : .bmp, .png, .jpg czy .tif;
- dokument PDF - tutaj mozemy załączyć wszelkiego rodzaju pliki w formacie .PDF np. umowy, dokumentacje, itp. (ważne jest aby komputer na którym pracujemy miał zainstalowaną aktualną wersję przeglądarki Adobe Acrobat Reader).

Po wyborze typu dokumentu "klikamy" wybierz ilustrację po czym pojawią się okienko gdzie wybieramy dany dokument zapisany na naszym komputerze w okienku poniżej pojawi się podgląd wybranego dokumentu.

Następnie "klikamy" przycisk Zapisz i dokument zostaje załączony do kontaktu. Powracamy do okna zakładki DOKUMENTY i tutaj pamiętamy o kolejnym "kliknięciu" przycisku Zapisz (co podpowiada żółty napis w górnej częśći sekcji historii kontaktów), nastepnie przechodzimy do zakładki Historia Kontaktów i finalnie zapisujemy przyciskiem Zapisz cały kontakt.

Bardzo podobnie wygląda proces edycji wybranego kontaktu, uruchamiany przyciskiem Edytuj jedyn różnica polega na tym iż edytujemy już będące w systemie dane natomiast cała pozostała reszta operacji jest taka sama jak w przypadku wprowadzania nowego kontaktu.

Na koniec należy jeszcze zwrócić uwagę na zakładkę DOKUMENTY uruchamia okno z podglądem załączonych plików graficznych do danego kontaktu (np. zdjęcia, plany, scany dokumentów czy inne dokumenty graficzne) w plikach: .pdf, .bmp, .jpg, .tif, .png. Funkcja ta dokładnie została opisana przy dodawaniu nowego kontaktu.