Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł ZGŁOSZENIA

Zgłoszenia to moduł odpowiedzialny za rejestrację zgłoszeń przekazywanych przez wynajmującego najemcy. Zgłoszone awarie, usterki, problemy dzięki systemowi powiadomień automatycznie trafiają do odpowiedzialnych lub wybranych innych użytkowników systemu po stronie najemcy. Zgłoszenie zawiera w swoim opisie wszystkie wymagane dane dot. usterki, awarii lub problemu. W module tym tworzymy zlecenie na podstawie zgłoszenia lub grupy zgłoszeń, obsługiwane następnie w Module Zlecenia.

Główne okno modułu Zgłoszenia

Okno modułu jest podzielone na dwie sekcje. Pierwsza sekcja po lewej stronie to lista zgłoszeń, druga po prawej to szczegóły danego zgłoszenia. Na dole okna po lewej stronie znajduje się zestaw przycisków za pomocą których wprowadzamy zgłoszenia do systemu: przycisk Dodaj - wywołuje okienko : Dodaj nowe zgłoszenie

Okno Dodaj Nowe Zgłoszenie

W oknie dodaj nowe zgłoszenie wszystkie wybieramy zgłaszającego poprzez wybór go z listy kontrahentów, następnie wypełniamy kolejne pola jak: Imię i Nazwisko, Telefon; ustalamy datę zgłoszenia, wybieramy powierzchnie której ma dotyczyć zgłoszenie (za pomocą mechanizmu Infrastruktury).

Dodatkowo możemy tutaj wstawić dokładny opis w polu tekstowym, dołączyć poprzez przycisk Ilustracje zewnętrzną dokumentację w postaci zdjęć czy plików .pdf.

Przycisk Edytuj pozwala na wywołanie analogicznego okienka do tego z funkcji Dodaj i wprowadzenie zmian w zgłoszeniu. Edycja zgłoszenia jest możliwa tylko i wyłącznie wtedy kiedy na podstawie zgłoszenia nie stworzono zlecenia.

Przycisk Usuń pozwala na usunięcie zgłoszenia. Usunięcie zgłoszenia jest możliwa tylko i wyłącznie wtedy kiedy na podstawie zgłoszenia nie stworzono zlecenia.

Przycisk Filtr to mechanizm wyszukiwania kontekstowego w zgłoszeniach. Wyszukiwać możemy w prosty sposób podając frazę lub w sposób złożony gdzie można wyspecyfikować dodatkowe dane dotyczące zgłoszenia.

Przycisk Utwórz zlecenie pozwala na stworzenie z zapisanych zgłoszeń - zleceń. Aby utworzyć zlecenie należy najpierw przy zgłoszeniu oczekującym na zlecenie zaznaczyć pole wyboru a następnie kliknąć w przycisk.

Tworzenie Zlecenia na podstawie zgłoszenia

Po tej operacji otwiera się okno Dodaj zlecenie ze zgłoszeniami składające się z dwóch zakładek:

Kolejne kroki tworzenia Zlecenia na podstawie zgłoszenia

Bardzo istotną sprawą jest możliwość tworzenia zlecenia na podstawie wielu zgłoszeń a nie tylko jednego. Pomaga to w grupowaniu zgłoszeń w jedno globalne zlecenie Należy pamiętać, że zgłoszenia wchodzące w skład jednego zlecenia muszą dotyczyć jednej nieruchomości.

Przycisk Eksport - otwiera okno dzięki któremu można tworzyć wszelkiego rodzaju zestawienia, które za pomocą zdefiniowanych odpowiednich warunków można eksportować do pliku .csv (plik odczytywalny przez Ms Excel czy OpenOffice.org.Calc)

Przycisk Drukuj - pozwala na wydruki do pliku (generowanie odpowiednich pism) wg. odpowiednich szablonów. Dla modułu Zgłoszenia mamy przygotowane 3 przykładowe szablony zgłoszeń.

Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł ZLECENIA

Zlecenia są modułem odpowiedzialnym za grupowanie zleceń w jedno większe które ma trafić do odpowiednich podwykonawców. Moduł pozwala również na tworzenie tzw. zewnętrznych zleceń czyli takich które nie muszą być poprzedzone zleceniami stworzonymi w module zgłoszenia. Dodatkowo cały proces wspiera system powiadomień-przypomnień dzięki któremu odpowiednie osoby są informowane o zaplanowanych zleceniach.

Główne okno modułu Zlecenia z przykładowymi zleceniami - Zakładka Zlecenia

Okno główne modułu zlecenia wygląda bardzo podobnie do okna modułu zgłoszeń z tą różnicą, iż w zleceniach mamy dodatkową zakładkę Zgłoszenia w której możemy podejrzeć powierzchnię zgłoszeń wchodzących w skład danego zlecenia.

Główne okno modułu Zlecenia z przykładowymi zleceniami - Zakładka Zgłoszenia

Grupowanie zleceń jest odpowiednikiem funkcji Utwórz zlecenie w Module Zgłoszenia. Wywoływane jest klawiszem Dodaj. Pojawia się okno o podobnej zawartości jak to w Module Zgłoszenia.

Dodawanie nowego zlecenia w module Zlecenia

Przycisk Edytuj pozwala na wywołanie analogicznego okienka do tego z funkcji Dodaj i wprowadzenie zmian w zleceniu. Edycja zlecenia jest możliwa przed i po wykonaniu zlecenia.

Przycisk Usuń pozwala na usunięcie zlecenia. Sposób usunięcia zlecenia jest zależny od jego zależności, np. jeżeli zlecenie nie opiera się na zgłoszeniach zostaje usunięte, natomiast jeśli zlecenie jest stworzone na bazie zgłoszeń to w trakcie usuwania zlecenia wszystkie zgłoszenia które były jego składowymi wracają do zgłoszeń Czekających na realizację.

Przycisk Filtr to mechanizm wyszukiwania kontekstowego w zleceniach. Wyszukiwać możemy w prosty sposób podając frazę lub w sposób złożony gdzie można wyspecyfikować dodatkowe dane dotyczące zlecenia.

Przycisk Eksport - otwiera okno dzięki któremu można tworzyć wszelkiego rodzaju zestawienia, które za pomocą zdefiniowanych odpowiednich warunków można eksportować do pliku .csv (plik odczytywalny przez Ms Excel czy OpenOffice.org.Calc)

Przycisk Drukuj - pozwala na wydruki do pliku (generowanie odpowiednich pism) wg. odpowiednich szablonów. Dla Module Zlecenia mamy przygotowane 3 przykładowe szablony zleceń.

Każde zlecenie po wykonaniu możemy "przenieść" do zleceń wykonanych za pomocą funkcji Przenieś do wykonanych:

Przenoszenie zlecenia do zleceń wykonanych w Module Zlecenia