Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł KSIĘGOWOŚĆ

Moduł ten jest elektroniczną formą ksiąg finansowych przedsiębiorstwa. W jego skład wchodzą takie elementy jak: księga główna, plan kont, rejestry, noty księgowe oraz kwalifikator, do którego spływają z całego systemu propozycje poleceń księgowania. Dokumenty te są dekretowane po uprzednim skontrolowaniu ich zawartości przez osobę odpowiedzialną.

Główne okno modułu księgowość jest podzielone na dwie sekcje:

Sekcje 1, spółek (kontrahentów) czyli firm, które księgowość obsługuje - należy zaznaczyć, iż system jest przygotowany do prowadzenia księgowości wielu spółek/firm. Na górze sekcji znajduje się pole wyboru gdzie możemy wybrać wyświetlanie wszystkich spółek/firm, które obsługuje księgowość lub je wyszukać, poniżej znajduje się lista spółek/firm obsługiwanych;
Sekcje 2, w której znajdują się księgi finansowe wybranej firmy/spółki. Na górze sekcji znajduje się panel okresu rozliczeniowego, oraz przycisk Zamknij okres księgowy. Poniżej znajduję się zestaw ksiąg finansowych dot. wybranej firmy: Księga główna, Kwalifikator, Rejestry i Nota księgowa.

Zakładka KSIĘGA GŁÓWNA zawiera dwa podstawowe widoki :

Dziennik zwany dziennikiem głównym to rejestr wszystkich operacji księgowania danej firmy/spółki wykonywanych w systemie. Nad listą znajduje się panel do sortowania wyników listy wg. odpowiednich typów dokumentów księgowych np: wyświetlanie samych faktur sprzedaży. Domyślnie system wyświetla wszystkie dokumenty. Oczywiście dokumenty możemy sortować również wg. odpowiednich tabel zestawienia np: wg. daty księgowania lub wg. kwoty.

W dolnej części okna dziennika głównego mamy do dyspozycji przyciski:
Edytuj - dzięki temu poleceniu możemy edytować zapisy księgowania,
Drukuj - wydruk całego dziennika głównego, po kliknięciu pojawia się okienko z podglądem dokumentu. Mamy możliwość wydrukowania całego dokumentu - przycisk Drukuj lub powrotu do poprzedniego okna przyciskiem Anuluj.

Plan Kont - spis wewnętrznych numerów kont przedsiębiorstwa w formie elektronicznej, ustalający odpowiednie zasady księgowania. Okno planu kont składa się z:

- planu kont ukazanego w formie drzewa, w którym oliwkowym kolorem są oznaczone konta zbiorcze, czarnym kolorem konta analityczne. Po prawej stronie wyświetla się się okienko wyświetlające dane dot. danego konta : Bilans Otwarcia, Obroty, Obroty narastająco, Saldo.
- panelu przycisków edycyjnych do planu kont;
- historii księgowań na danym koncie - po wybraniu danego konta są tu wyświetlone wszystkie operacje przeprowadzone na nim;
- elementów powiązanych z danym kontem (tzw. schematy księgowania). Dzięki tej funkcji można tworzyć automaty do dekretowania dokumentów księgowych. Wybierając odpowiednie powiązania między elementami możemy zdefiniować całe zestawy schematów ułatwiających dekretowanie.

Panel przycisków edycyjnych pozwala na definiowanie, poprawianie i poruszanie się po drzewie planu kont. Poniżej opis kolejnych przycisków:

Dodaj - okienko dodania nowego konta zbiorczego lub analitycznego. Definiujemy tutaj nazwę konta, rodzaj (zbiorcze lub analityczne), symbol konta, waluta konta (PLN, a po zaznaczeniu EUR lub USD) oraz dodatkowy opis. Należy tutaj zaznaczyć, iż system sam podpowiada typ konta które może byś stworzone oraz symbol konta.

Edytuj - wywołuje podobne okienko jak przy tworzeniu konta z tym, że edytować można tylko i wyłącznie nazwę i uwagi.

Usuń - usuwanie kont z drzewa kont. Możliwe jest usunięcie konta tylko wtedy, kiedy nie zostały na nim przeprowadzone żadne operacje księgowania. W odwrotnym przypadku pojawia się okienko mówiące o niemożliwości usunięcia danego konta.

Wydruki - przycisk pozwalający na wydrukowanie następujących zestawień (dokumentów): Plan Kont, Zestawienie obrotów i sald, Historia kont i Raport księgowy.

Edycja szablonów RK - edytor szablonów Raportów Księgowych - jest to zaawansowane narzędzie do edycji szablonów istniejących raportów księgowych.

Szukaj - zaawansowane kontekstowe wyszukiwanie kont po nazwach i numerach kont.

Zakładka KWALIFIKATOR to "miejsce" w systemie gdzie z wszystkich modułów spływają propozycje dokumentów do dekretacji. Można tutaj dokładnie sprawdzić napływające propozycje do księgowania, nadać dekretacje (numery kont, rejestry, vat itp), jak również sprawdzić automatyczną dekretację przyznaną za pomocą elementów powiązanych (schematy księgowanie).

Okno Kwalifikatora składa się z listy, na której są widoczne propozycje dokumentów do księgowania oraz panelu przycisków (dół okna).
Przycisk Dekretuj po zaznaczeniu dokumentu na liście i kliknięciu, wywołuje okienko Dekretacji. Okna dekretacji dla każdego dokumentu księgowego są podobne różnią się nagłówkiem który wskazuje dokument pierwotny.

Okna Dekretacji w Kwalifikatorze - Moduł Księgowość

Za pomocą przycisku Dodaj dodajemy odpowiednie przypisania do kont i rejestrów - parametryzujemy dekretacje. Gdy wszystkie dane się zgadzają klikamy w przycisk Księguj którym księgujemy dany dokument. Dokument ten trafia do dziennika głównego w zakładce Księga Główna oraz do wyznaczonych rejestrów w zakładce Rejestry.

Przycisk Utwórz pozwala na stworzenie nowego polecenia księgowania. Wywoływane jest okienko Polecenie księgowania gdzie parametryzujemy dokument PK oraz księgujemy go.

Przycisk Bilans otwarcie powoduje wygenerowanie Bilansu otwarcia, możemy wygenerować go w oparciu o dane z poprzedniego roku, możemy dowolnie edytować pozycje. Następnie klikamy przycisk Księguj i bilans trafia do dziennika głównego i rejestru bilansu otwarcia.

Przycisk Cofnij z księgowości powoduje "cofnięcie" dokumentu księgowego do modułu, z którego został wysłany do księgowości.

Kolejna zakładka REJESTRY jest to "część" modułu Księgowość gdzie możemy przeglądać wszystkie rejestry księgowań. Znacznie to upraszcza poruszanie się po operacjach księgowania :

W środkowej części okna znajduje się lista operacji księgowania dla danego wybranego rejestru w dolnej części okna rejestrów znajduje się panel przycisków funkcyjnych:
Przycisk Edytuj pozwala na edycję zaksięgowanej operacji.
Przycisk Drukuj pozwala na wygenerowanie i wydrukowanie ZESTAWIENIA KONTROLNEGO DOWODÓW dla danego rejestru.
Przycisk Cofnij księgowanie pozwala na cofnięcie zaksięgowanej operacji do kwalifikatora i ewentualne zmiany dekretacji.

Zakładka NOTA KSIĘGOWA pozwala na tworzenie, edytowanie, drukowanie not księgowych. W dolnym panelu znajdują się przyciski odpowiedzialne za powyższe operacje.

Przycisk Dodaj wywołuje okienko Dodaj notę księgową. Analogiczne okno wywołuje przycisk Edytuj gdzie możemy poprawić wcześniej stworzoną notę księgową:

Przycisk Usuń usuwa zaznaczoną notę księgową po zatwierdzeniu wyskakującego monitu o pewność usunięcia noty księgowej.
Przycisk Drukuj generuje wydruk noty księgowej jako kompletu dokumentów tj. oryginału i kopii.
Ostatni przycisk Wyślij do księgowości wysyłający daną Notę Księgową do Kwalifikatora.