Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł Przychody

Moduł pozwalający na ewidencję faktur tworzonych przez użytkownika z proponowanych obciążeń wpływających z innych modułów systemu np: najemcy, media lub wprowadzonych ręcznie przez użytkownika. Wspomaga on generowanie faktur sprzedażowych z obciążeń powstających w innych modułach lub tworzonych ręcznie oraz ułatwia zarządzanie nimi (uzupełnianie, edycja, korekty, wydruki).

Główne okno modułu faktur składa się z trzech kolumn, których szerokość można zmieniać:

Pierwsza z nich to lista kontrahentów zapisanych w bazie danych systemu. Każdy z nich (kontrahent) to potencjalny lub faktyczny nabywca towarów i/lub usług spółki (sprzedawcy). Jeśli zaznaczymy któregoś z nabywców, w pozostałych dwóch kolumnach wyświetlą się informacje, które go dotyczą, a więc wszystkie niezafakturowane obciążenia i gotowe faktury.

Listę nabywców można ograniczyć do tych posiadających jakiekolwiek niezafakturowane obciążenia lub posiadających już faktury. W tym celu należy z listy rozwijanej Nabywca (kolumna 1) umieszczonej nad listą nabywców wybrać Posiadający obciążenia lub Posiadający faktury.

Wybór jednej z tych opcji umożliwi dalsze zawężenie listy nabywców do tych, którzy posiadają obciążenia lub faktury od konkretnego sprzedawcy, czyli spółki obsługiwanej przez system. Wyboru sprzedawcy można dokonać z listy rozwijanej Sprzedawca umieszczonej poniżej listy nabywców.
Można również wyszukać na liście nabywcę po jego nazwie lub numerze NIP. Służy do tego ostatnia pozycja listy rozwijanej Nabywca. Po jej wybraniu należy wybrać sposób przeszukiwania, wpisać w polu tekstowym nazwę lub NIP nabywcy i wcisnąć Enter. Na liście pojawią się wyłącznie nabywcy spełniający podane kryteria.

Druga, środkowa, kolumna zawiera listę obciążeń wybranego nabywcy i informacje o nich. Kolumna obciążeń składa się z trzech części: obsługi filtra, listy obciążeń i danych wybranego obciążenia.

Na samym dole tej kolumny znajduje się dodatkowo pole Domyślny opis faktury związany z fakturami.
Obciążenia na liście można sortować na dwa sposoby: uproszczony, gdzie wystarczy podać rodzaj dokumentu jakiego dotyczy obciążenie (faktura VAT czy rachunek) oraz walutę (służą do tego dwie listy rozwijane u góry kolumny) oraz zaawansowany. Aby skorzystać z tego drugiego sposobu należy zaznaczyć pole włącz zaawansowane sortowanie. Otworzy się wtedy okno, w którym można szczegółowo określić kryteria wyszukiwania obciążeń zaznaczając odpowiednie pola:

Obciążenia są generowane głównie przez operacje w innych modułach ale istnieje możliwość tworzenia ich ręcznie oraz dokonywanie w nich zmian. Aby utworzyć nowe obciążenie należy zaznaczyć na liście nabywców tego, którego ono ma dotyczyć i kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się poniżej okienka z listą obciążeń:

Pojawia się okienko, w którym dokładnie definiujemy parametry obciążenia:

W polu Nabywca pojawia się domyślnie nazwa kontrahenta zaznaczonego wcześniej na liście nabywców. Przycisk Przelicz znajdujący się w polu Kwota (brutto) pełni rolę wyłącznie pomocniczą i służy odświeżeniu kwoty brutto po wprowadzeniu zmian w przypadku gdyby nie została ona obliczona automatycznie. Po kliknięciu przycisku Zapisz na liście obciążeń pojawi się nowa pozycja i zostanie ona automatycznie podświetlona.

Podobnie wygląda edycja obciążeń. Z tą różnicą, że aby ją rozpocząć należy zaznaczyć na liście obciążeń to, które chcemy zmienić i kliknąć przycisk Edytuj. Okno edycji obciążenia jest analogiczne do okna tworzenia obciążenia. Jego pola są jednak wypełnione danymi edytowanego obciążenia.

Usunięcie obciążenia wymaga wybrania z list rozwijanych rodzaju dokumentu i waluty obciążeń lub ustawienia tych pozycji w filtrze zaawansowanym. Spowoduje to pojawienie się przy każdym obciążeniu na liście pola wyboru. Aby usunąć obciążenie należy zaznaczyć takie pole przy odpowiednim obciążeniu i kliknąć przycisk Usuń. Można również usunąć jednocześnie wiele obciążeń:

Faktury można wystawiać wyłącznie w walucie polskiej. Dlatego też, aby zafakturować obciążenia w walutach obcych trzeba je najpierw przewalutować. Do tego służy przycisk Przewalutuj umieszczony poniżej listy obciążeń. Wcześniej trzeba jednak zaznaczyć obciążenia, które chcemy przewalutować, postępujemy w sposób analogiczny jak przy usuwaniu obciążeń.
Można też skorzystać z automatycznego zaznaczenia klikając przycisk oznaczony symbolem +, znajdujący się po lewej stronie panelu przycisków dot. faktur i przewalutowania. Pojawi się wtedy okienko, w którym należy wybrać cel zaznaczania - przewalutować obciążenia. Przycisk - usuwa wszystkie zaznaczenia. Po kliknięciu Przewalutuj pojawia się okienko:

Mamy tu trzy parametry, które należy ustawić: data kursu, tabela kursów (na zadany dzień) i rodzaj kursu. Jeśli dla danego dnia nie istnieje żadna tabela należy ją stworzyć klikając przycisk oznaczony symbolem + znajdujący się obok pola z nazwą tabeli. W nowym okienku trzeba wpisać nazwę nowej tabeli, wybrać lub wpisać ręcznie nazwę banku, z którego pochodzą dane dotyczące kursów oraz datę ich ogłoszenia i zatwierdzić zmiany przyciskiem OK.
Po wybraniu tabeli kursów należy ustalić kurs przewalutowania. Domyślnie jest to przewalutowanie z waluty obciążenia na złotówki. Jeśli tabela kursów nie posiada jeszcze zdefiniowanych żadnych kursów walut należy je dodać klikając przycisk ze znakiem + umieszczony w wierszu Kurs. Po wybraniu walut i wprowadzeniu wartości kursu trzeba zatwierdzić zmiany przyciskiem OK.

Operację przewalutowania można łatwo cofnąć zaznaczając przewalutowane obciążenie (wystarczy podświetlić) i klikając przycisk Cofnij przewalutowanie. Można cofnąć przewalutowanie tylko jednego obciążenia na raz.

Trzecia, ostatnia, kolumna okna głównego modułu faktur zawiera kompleksową obsługę faktur w systemie. Składa się ona z czterech okienek:

Faktury - zawiera listę wszystkich faktur VAT, faktur korygujących i rachunków dla kontrahenta zaznaczonego na liście nabywców w pierwszej kolumnie. Listę można filtrować po typie faktury (zwykła, korygująca i rachunek) wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej umieszczonej na samej górze kolumny. Są tu również przyciski służące do wyszukiwania faktur w systemie,

Dane faktury - wyświetlane są tutaj szczegółowe informacje na temat zaznaczonej powyżej faktury. Znajduje się tu również zestaw przycisków służących do tworzenia i edytowania faktur (osobne przyciski obsługują korekty faktur) oraz zarządzania nimi.

Obciążenia faktury - wyświetlane tu są wszystkie obciążenia, które składają się na zaznaczoną wyżej fakturę, prócz tego dzięki przyciskowi Usuń z faktury można usunąć daną pozycję, ale tylko i wyłącznie wtedy kiedy faktura nie została jeszcze wysłana do Modułu Księgowość za pomocą przycisku Wyślij do księgowości.

Dane obciążenia faktury - szczegóły obciążenia zaznaczonego na liście.

Do utworzenia faktury sprzedażowej niezbędne jest wybranie obciążeń, które mają się na nią składać. Należy więc przesortować listę obciążeń po rodzaju dokumentów oraz walucie i zaznaczyć te obciążenia, które mają się znaleźć na nowej fakturze. Następnie kliknąć przycisk Utwórz fakturę (2 kolumna okna głównego modułu). Jeśli są to obciążenia w obcej walucie muszą zostać najpierw przewalutowane na złotówki. Należy pamiętać o tym, iż najpierw tworzymy obciążenia, a następnie fakturę.

Jeśli w danym roku nie utworzono jeszcze żadnej faktury, system zapyta o pierwszy numer faktury w tym roku. W nowym oknie należy wypełnić wszystkie potrzebne pozycje i zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz. Pole Opis może być uzupełniane automatycznie dzięki funkcji Domyślnego opisu faktury.
Po zatwierdzeniu na liście faktur pojawi się nowa pozycja i automatycznie zostanie podświetlona. Jednocześnie wyświetlą się wszystkie informacje na jej temat.

W przypadku generowania serii podobnych faktur można zastosować domyślny opis faktury, który będzie automatycznie wstawiany w momencie jej tworzenia. Do zdefiniowania takiego opisu służy okienko znajdujące się na samym dole kolumny obciążeń. Po kliknięciu przycisku Zdefiniuj domyślny opis pojawi się okienko zarządzania opisami, w którym użytkownik może dodać nowy, zmienić lub usunąć istniejący opis i ostatecznie wybrać właściwy:

Każdy opis posiada dwie daty definiujące okres jego obowiązywania. Podczas tworzenia faktury do wyboru będą wyłącznie te opisy, których okresy obowiązywania obejmują datę wystawienia tej faktury.

Przed wysłaniem do Modułu Księgowość można wprowadzić do faktury dowolne zmiany. Można dowolnie modyfikować wszystkie parametry faktury tak jak przy jej tworzeniu, łącznie z poszczególnymi obciążeniami. Jeśli informacja o fakturze znajduje się już w Module Księgowość możliwości zmian ograniczone są do ustawienia daty doręczenia faktury do nabywcy. Faktura posiadająca korektę nie może być edytowana.

Aby edytować fakturę należy zaznaczyć ją na liście faktur i kliknąć przycisk Edytuj. W oknie, które się wtedy pojawi, znajdują się wszystkie informacje o fakturze oraz dwie jednakowe listy obciążeń tej faktury (pola 1 i 2). Jeśli edytowana faktura składa się z przewalutowanych obciążeń na listach pojawia się jeszcze dodatkowa kolumna, w której pokazane są kwoty obciążeń w oryginalnych walutach, a nad listą po prawej dodatkowy przycisk umożliwiający ponowne przewalutowanie.

Lista po lewej (pole 1) ma wyłącznie charakter informacyjny i pokazuje stan obciążeń przed wprowadzonymi zmianami. Wszelkich modyfikacji dokonuje się na liście po prawej stronie (pole 2). Kliknięcie przycisku Koryguj powoduje otwarcie okna edycji zaznaczonego wcześniej obciążenia, gdzie użytkownik ma możliwość zmiany większości parametrów obciążenia, w tym ilości, jednostki miary i kwoty. W przypadku obciążenia przewalutowanego zmienić można nie kwotę obciążenia lecz stawkę netto za jednostkę w oryginalnej walucie.

Usunięcie faktury z systemu wymaga spełnienia przez nią pewnych warunków. Po pierwsze nie można usunąć faktury jeśli informacja o niej znajduje się w Module Księgowość. Niezbędne jest zatem cofnięcie jej stamtąd. Drugim warunkiem jest brak korekty do usuwanej faktury. Trzeba więc usunąć fakturę korygującą, a usuwana faktura musi być ostatnią fakturą danego nabywcy, czyli musi mieć najwyższy numer.
Jeśli wszystkie warunki są spełnione wystarczy kliknąć przycisk Usuń i zatwierdzić operację klikając OK:

Korekty faktury można dokonać zarówno przed jak i po wysłaniu jej do Modułu Księgowość. System nie pozwala na wystawienie więcej niż jednej korekty dla faktury. Aby utworzyć korektę faktury należy zaznaczyć żądaną fakturę na liście faktur i kliknąć przycisk Koryguj:

Korygowanie faktury przebiega analogicznie jak jej edycja. Różni się jedynie wynikiem. Po zatwierdzeniu operacji zmiany zapisywane są w nowej fakturze z osobną numeracją, którą również można edytować, skorygować lub usunąć.

Aby edytować fakturę korygującą należy zaznaczyć na liście faktur i kliknąć przycisk Edytuj. Edycja faktury korygującej odbywa się tak samo jak zwykłej faktury. Nie ma jednak możliwości dodania lub usunięcia z niej obciążenia.

Fakturę korygującą można usunąć tylko wtedy, gdy informacja o niej nie znajduje się w Module Księgowość oraz nie istnieje inna faktura, która ją koryguje. Jeśli te dwa warunki są spełnione należy zaznaczyć fakturę na liście i kliknąć przycisk Usuń.

Po utworzeniu faktury należy wysłać informację o niej do Modułu Księgowość. Służy do tego przycisk Wyślij do księgowości :

Po jego kliknięciu system prosi tylko o potwierdzenie operacji. Wysłanie faktury do Modułu Księgowość uniemożliwia edycję i usunięcie faktury.

W razie potrzeby użytkownik ma możliwość wyszukania konkretnej faktury i natychmiastowe wyświetlenie informacji o niej. Po kliknięciu przycisku Szukaj otwiera się okienko wyszukiwania. Umożliwia ono wyszukanie faktury według trzech kryteriów: numeru (nazwy faktury), nazwy sprzedawcy oraz nazwy nabywcy.

W module faktur dostępne są wydruki dwóch rodzajów dokumentów: faktur oraz not korygujących. Funkcja wydruku realizowana jest poprzez dwa przyciski, Drukuj i Nota.

Aby wydrukować fakturę należy zaznaczyć ją na liście i kliknąć przycisk Drukuj. Pojawi się wtedy lista szablonów do wyboru. Żądany rodzaj wydruku należy kliknąć dwukrotnie i w okienku zapisu pliku podać nazwę oraz lokalizację dokumentu. Po zapisaniu dokument automatycznie (o ile ta opcja pozostała zaznaczona) zostanie otwarty w domyślnym edytorze tekstu i tam będzie można go wydrukować.
Tak samo należy postępować w przypadku drukowania noty korygującej, do której dostęp uzyskuje się po kliknięciu przycisku Nota.

UWAGA! Na komputerze użytkownika musi być zainstalowany edytor tekstu obsługujący format RTF, np. OpenOffice lub MS Office.